Instruktioner för registrering

Det finns två alternativ för registrering av avlidna åren 1800-1829:

• Ingen tidigare registrering är gjord.
• Det finns en databas med avlidna som underlag för arbetet.

I första fallet bifogas en tom fil för att användas vid arbetet. I andra fallet bifogas den tidigare registrerade filen. Fältbeskrivningen är lika i bägge fallen.

Registreringen går till så att uppgifterna i församlingens dödbok (DB) matas in post för post. Därefter kompletteras inmatningen med uppgifter från församlingens husförhörslängd (HFL) och eventuellt andra källor. Beroende på hur källorna ser ut kan man alternativt börja med att gå igenom HFL och notera de döda. Före 1860 saknas ofta en egen kolumn för dödsdatum så uppgiften kan stå på olika ställen, t ex under Utflyttad. Notera då sidnummer direkt. Sida i HFL förekommer sällan eller aldrig i DB före 1860. Läs noga igenom instruktionerna i fältbeskrivningen sist i detta dokument innan du börjar arbetet! Om något är oklart, kontakta projektledaren.

I det gula fältet till höger i Excelarket finns en formel i kolumn S som räknar om åldern till ett ungefärligt födelsedatum, vilket kan användas som kontroll mot det födelsedatum som hämtas från HFL. Observera
att det är födelsedatum från HFL eller födelseboken (FB) som ska matas in i Föddatum (kolumn G), inte det uträknade i kolumn S. Till höger om kolumn S kan det också komma varningstexter om något i din
inmatning behöver kontrolleras eller kompletteras. Använd alltså inte de gula fälten att skriva i eftersom de innehåller formler! Om registreringen behöver fler än 1 500 rader kan man kopiera den nedersta raden så
långt man behöver nedåt i arket. Markera alla gula kolumner i nedre raden, även de dolda, och dra ned i markeringens nedre högra hörn.

För att undvika dubbletter bör endast avlidna som var skrivna i församlingen matas in, med dessa undantag:

1. Avlidna som var skrivna utomlands.
2. Avlidna ej skrivna i församlingen, där begravningsattesten kom i retur från den uppgivna hemförsamlingen med uppgift att personen är okänd där.
3. Före 1850-talet fanns inga bestämda krav att meddela hemförsamlingen, och då är det lämpligt att kontroll görs i dess DB. Saknas personen där ska registrering ske i församlingen där dödsfallet sker.

Alla fält fylls i med vanliga svenska skrivregler, dvs namn inleds med stor bokstav, därefter små, alltså ”Anders”, inte ”ANDERS” eller ”anders”.

Om ett tidigare register används som underlag är processen likartad. Man börjar med att korrekturläsa och rätta uppgifterna mot församlingens dödbok. Vanligtvis saknas sidnummer, civilstånd och kanske även
födelsenamn, vilka då läggs till i rätt fält. I fältet Källor kan andra källor stå, men dessa byts ut efter genomgången mot församlingens dödbok (DB). Kvalitén på tidigare registreringar kan variera kraftigt, så
var noga med korrekturläsning först.

Om du undrar över något, tveka inte att fråga!

Lycka till!
Anders Berg
Projektledare för Namn åt de döda
dodbok@rotter.se

Här följer nu en beskrivning av varje fält. Läs detta noga!

Fältbeskrivning

Döddatum (kolumn A)

Döddatum fylls i med formatet ÅÅÅÅMMDD. Är bara ett årtal angivet fylls resten i med nollor (alltså ÅÅÅÅ0000), likaså om bara datumet saknas (ÅÅÅÅMM00).

Om man endast vet att dödsfallet inträffat mellan två år, t ex om det i en volym i HFL bara anges ”Död” men inget år eller datum, då gör man en anteckning om detta i Kommentar-fältet och i Döddatum anger
man det sista möjliga året för dödsfallet.

Förnamn (kolumn B)

Förnamn fylls normalt i. Endast namn ska registreras, inte ord som t ex ”Pojke”, ”Flicka”, ”Okänd mansperson” eller ”Odöpt”. Lämna då tomt och använd kommentarsfältet för att förtydliga.
Gårdsnamn (i Dalarna) skrivs in här före personens förnamn.
Använd inte förkortningar! Förkortade förnamn löses upp, exempelvis blir ”Joh. Aug.” Johan August om det är en man och Johanna Augusta om det handlar om en kvinna.
Skriv helst namnen (gäller även efternamn och födelsenamn) källtroget och normera inte. Varierande stavning i olika källor kan noteras i kommentaren.

Efternamn (kolumn C)

Efternamn fylls normalt i. För änkor, gifta eller frånskilda kvinnor anges makens efternamn endast om det framgår i husförhörslängden att hon skrivits med det namnet. För dubbelnamn där det ena är
patronymikon skrivs båda in här, t ex ”Pettersson Bender”.
För barn utan angivet efternamn används faderns efternamn om detta är ett släktnamn eller annat egennamn. Om fadern har ett patronymikon (t ex Sven Nilsson) så ska barnets efternamn också vara ett
patronymikon (alltså Svensson eller Svensdotter). Om det inte finns någon fader ska moderns släktnamn användas, såvida hon inte bara är noterad med patronymikon. Då, men inte annars, lämnas efternamn
tomt och i stället görs en notering om moderns namn i kommentarsfältet (t ex ”Moder Anna Persdotter”).

Födelsenamn (kolumn D)

I detta fält kan dels en kvinnas flicknamn fyllas i, om hon är angiven med sin makes namn under efternamn, och dels de (främst män) som under sitt liv ändrat namn, t ex i samband med att de fått ett
soldatnamn.

Yrke (kolumn E)

I detta fält fylls i första hand i regelrätta yrken som t ex Skomakare, Soldat eller Barnmorska medan vi undviker beteckningar som dels framgår av andra fält (t ex Civilstånd) eller kan vara nedsättande (t ex
rörande en persons ekonomiska status eller handikapp).
Vissa titlar kan också registreras om de tillför intressant information om personen. Det kan t ex vara Friherre, Mamsell eller Student.

Adress (kolumn F)

Här anges by- eller gårdsnamn, gatuadress eller fastighetsbeteckning. Använd helst nutida namn- och stavningsform.

Föddatum (kolumn G)

Födelsedatum ska alltid innehålla åtta siffror och inget annat, i formatet ÅÅÅÅMMDD. Är bara ett årtal angivet fylls resten i med nollor (alltså ÅÅÅÅ0000), likaså om bara datumet saknas (ÅÅÅÅMM00).

Vid dödboksregistrering av poster där åldern är angiven i stället för födelsedatumet fylls födelsedatum i stället i vid den senare genomgången av husförhörslängden.

Ålder år/mån/dag (kolumn H, I, J)

Här fylls åldern i för de poster där den är angiven i stället för födelsedatum. Åldern kommer inte med på den slutliga dödboksutgåvan utan används för beräkningarna i fältet Födtid i det gula fältet (se nedan,
kolumn S-W).

Civilstånd+kön (kolumn K)

Personens civilstånd och kön vid dödstillfället.

Du har följande alternativ att välja mellan: Gift man, Gift kvinna, Ogift man, Ogift kvinna, Frånskild man, Frånskild kvinna, Änka, Änkling, Pojke under 18 år och Flicka under 18 år. Om kön är okänt för små barn
kan också Barn under 18 år användas. Om civilstånd är okänt använd bara Man eller Kvinna.

För att spara lite tid under själva registreringsarbetet kan man använda förkortningar, som när arbetet är klart byts ut med hjälp av Excels Ersättfunktion mot alternativen ovan. Följande förkortningar kan
förslagsvis användas: gm, gk, om, ok, sm, sk, äk, äm, p, fl.

Civ-datum (kolumn L)

Med civilståndsdatum menas datum för personens senaste ändring av civilstånd. Med andra ord är det vigseldatum för en gift person och makens dödsdatum för en änka/änkling. För frånskilda är det
tidpunkten för äktenskapets upplösning.
Där civilståndsdatum förekommer ska det anges i formatet ÅÅÅÅMMDD. Är bara ett årtal angivet fylls resten i med nollor (alltså ÅÅÅÅ0000), likaså om bara datumet saknas (ÅÅÅÅMM00).

Födförs (kolumn M)

Här fylls födelseförsamling i, alternativt land om den avlidna är född utomlands. För församling, använd helst nutida namnform. Om bara ett landskap är angivet som födelseplats skrivs det också in här.
Land skrivs in med formatet ”Land, område, ort”, t ex ”Danmark, Fyn, Odense” i den mån dessa uppgifter är angivna. Landets namn ska alltid vara med. För regioner eller länder som inte naturligt passar
in i dagens nationsgränser behöver inte (nutida) land registreras, då räcker t ex ”Ostpreussen”.

Födlän (kolumn N)

Här ska länsbokstaven för aktuellt län anges för svenskfödda och ingenting för utlandsfödda. Även om en församling har bytt län (vilket många har gjort under årens lopp) kommer en översättningstabell att lägga
den under det län som gällde 1988 för att det inte ska råda något tvivel om vilken som avses. Försök alltid att fylla i länsbokstav men går det inte så lämna tomt. Det kan t ex gälla en församling som finns på flera
håll i landet, eller om födelseplatsen är angiven med ett landskap som inte motsvarar ett län t ex ”Småland”.

Sida (kolumn O)

Här anges sida i husförhörslängden (inte i dödboken!) vid tiden för dödsfallet, i form av ett nummer. Om församlingens HFL är uppdelad på flera volymer kan man även specifiera volymen+sidan, t ex ”AIIa:6c s
245” men det är inget krav. Siduppgiften står sällan i DB före 1860 utan den måste registreras vid genomgången av HFL.

Källor (kolumn P)

De källor som normalt behövs är dödbok (DB) och husförhörslängd (HFL), men en kontroll i födelsebok (FB) och vigselbok (VB) kan också tänkas. I vissa områden t ex Stockholm saknas användbara HFL och där kan flyttlängder (FL) och mantalslängder (MTL) bli aktuella. Tyvärr saknas ibland kyrkböcker på grund av prästgårdsbränder, och då kan alternativa källor som bouppteckningar (BOU) och häradsrättens dödlistor (DL) användas.

Fyll i fältet genom att rada upp de källor som använts för personen, med kommatecken emellan, t ex ”DB, HFL, FB”.

Kommentarer (kolumn Q)

Detta fält kan användas för information som inte passar i övriga fält. Det kan vara någon extraordinär uppgift av intresse, eller något förtydligande av vad som angivits i övriga fält. Tvilling (trilling osv) kan
anges, så undviks förväxling om båda avlider späda och odöpta. Ogifta mödrars namn bör anges om de bara har ett patronymikon, som beskrivits ovan). Om en dödförklaring skett hänvisas till dag för domen
här. Undvik att slentrianmässigt lägga in dödsorsaker, dock kan en speciell händelse som t ex ett skeppsbrott vara av intresse. Håll texten kort och skriv inte hela uppsatser i detta fält, om det används.
Dödfödda barn behöver inte registreras, men om man ändå väljer att göra det bör detta förhållande anges i detta fält. Dödfödda kan komma att tas bort i den slutliga utgåvan av Sveriges Dödbok.

Församling (kolumn R)

Här anges den församling som registreras inklusive länsbokstav, t ex ”Rimbo (C)”. Alla poster i registreringen innehåller normalt samma text här.

Gula fälten

Födtid (kolumn S, T, U, V, W)

Ändra INTE i dessa fält! Det är ett gulmarkerat hjälpfält (kolumn S) som tillsammans med de övriga tre närmast till höger (dolda) kolumnerna räknar ut ett ungefärligt födelsedatum med hjälp av dödsdatum och
angiven dödsålder. Observera att detta uträknade datum inte i normala fall ska föras över till fältet Föddatum! Detta hämtas från HFL eller vid behov FB (som beskrivits ovan)

Kontrollfält (kolumn X, Y)

Ändra INTE i dessa fält! Under inmatningens gång görs en del kontroller i detta fält, och om något inte tycks stämma kan det komma en varningstext här. Håll uppsikt efter sådana varningar och rätta direkt till
eventuella fel i din inmatning.

Ibland är det inget fel utan varningen kan bero på att prästen räknat ut dödsåldern fel. I sådana fall kan man göra en notering i Kommentarer att uppgiften är kontrollerad och korrekt. Kollar man något i FB
glöm inte då att ta med FB i raden av Källor.

Ibland kan det också vara så att formlerna hamnar i olag t ex vid en flyttning av en cell, eller om ett blanksteg råkar hamna i ett datumfält, och då kan Excel visa ett felmeddelande typ ”#REFERENS” eller
#VÄRDEFEL. Dessa kan man ignorera, eller kopiera in ovanstående korrekta gula rader (som beskrivits i inledningen av detta dokument).