Mars är årsmötenas förlovade månad. Många av oss, vi som är aktiva inom diverse ideella föreningar, springer då på det ena mötet efter det andra. Ibland räcker kvällarna inte till. Förutom alla de möten vi måste gå på; bostadsrättsföreningens, vägsamfällighetens, den lokala hembygdsföreningens och barnens idrottsföreningars, vill man kanske också visa sig på sin släktforskarförenings årsmöte och höra vad som under året timat och vad som komma skall …

Årsmöten är i sanning en märklig institution. Så formell, så uppstyltad och så osvensk. Det är bara inom kommunalpolitiken man ibland kan uppleva något liknande:

Jag förklarar mötet öppnat. 

Är det nog med förslag?

Kan vi lägga denna kassarapport till handlingarna?

Votering är begärd och skall genomföras.

Jag lämnar ordet fritt.

Vad säger valberedningen?

Revisorerna föreslår årsmötet att bevilja styrelsen full och tacksam ansvarsfrihet för det verksamhetsår revisionen omfattar.

Styrelsen föreslår att motionen i och med det sagda skall anses besvarad.

Svaret är JA. 

De allra flesta årsmöten brukar vara odramatiska tillställningar, där allt går lugnt och städat (om än en smula sävligt) till. En någorlunda smidig och alert mötesordförande lotsar vant deltagarna igenom all formalia och för det mesta brukar det hela kunna avverkas på en halvtimme eller så. Är det däremot en gröngöling som håller i klubban, eller om det finns en notorisk bråkstake i församlingen, ja då kan mötet pågå inpå småtimmarna …  [Illustration från Parkinsons Lag]  

Egentligen är det lite synd att till varje pris göra årsmötet så kort som möjligt. Det finns ju så mycket man skulle kunna diskutera och presentera. Ofta är det hyfsat med medlemmar närvarande och varför inte då passa på med allsköns information, både om föreningen och dess verksamhet, men också om ”intresset” i stort, om nyheter och bulletiner från arkiven, de digitala entreprenörerna, tidskriftsvärlden och media, som på något sätt handlar om släktforskning. Vid vår förenings årsmöte brukar jag av hävd använda punkten ”ÖVRIGA FRÅGOR” till att berätta om nya böcker, nya webbsidor eller databasresurser samt om kommande släktforskardagar och föreläsningar när och fjärran.

Till ett årsmöte hör också någon form av förtäring, kanske kaffe och smörgås eller möjligen tårta vid högtidliga tillfällen. Så brukar man, för att det inte ”bara” skall vara årsmöte, också vilja ha en programpunkt av något slag, kanske en föreläsning, en bildvisning eller lite musikalisk underhållning. Det är här alltför många föreningar begår kardinalfelet att lägga den gästande föreläsaren eller artisten sist i programmet, efter förhandlingarna, efter kaffet och efter lotteridragningarna (om man nu nedlåter sig till att syssla med sådant), då alla är trötta och längtar hem. Gör inte så! Visa gästen, som kanske har en lång ditresa bakom sig och en lika lång hemresa framför sig, den artigheten att låta honom eller henne inleda kvällens program. Fortsätt med kaffet och ta sedan årsmötet sist. Då gör det ingenting om det under mötet skulle uppstå evighetslånga diskussioner och häftiga gräl. Eller om nomineringarna går trögt och folk avsäger sig uppdrag till höger och vänster. Eller om mötesordförande inte vet hur man ställer kontraproposition … 

De flesta föreningar håller sig med en valberedning, som förhoppningsvis lyckats skaka fram kandidater till samtliga lediga poster och som snabbt och effektivt ropar fram förslag på mötesfunktionärer, protokollsjusterare, rösträknare och allt sådant. Det är bara en nominering de konsekvent glömmer, nämligen att ta fram kandidater till nästa valberedning. Detta är det eviga dilemmat i nästan varje förening. När man tror att årsmötet är så gott som över, kommer den förfärliga punkten: VAL AV VALBEREDNING, och tiden stannar … Ingen har tänkt på detta, varför alla skyndar sig att ropa: OMVAL. Det är först då valberedningen väljer att låta bomben brisera. Hela valberedningen avböjer omval, och där står man. Nu kan mötet bli precis hur långt som helst. Namn efter namn föreslås, men ingen vill axla manteln. Detta är också ett gyllene tillfälle för de eventuella motståndarna till den sittande ordföranden eller styrelsen att kuppa in sina egna kandidater till valberedningen, personer som sedan har möjlighet att under lång tid påverka kommande nomineringar och därmed föreningens framtid. 

Slutsatsen är denna: Se till att även valet av valberedning är väl förberett. Egentligen skall styrelsen inte gå nära detta ärende, men kanske går det ändå att be den sittande valberedningen att tänka till om framtiden och sina efterträdare. Annars kan årsmötet lätt gå från fest till pest!

 Jag förklarar härmed mötet för avslutat!